REGISTRO. REGISTRO ELECTRÓNICO.

UNIDADES DE REGISTRO. REGISTRO ELECTRÓNICO.

LAS UNIDADES DE REGISTRO.

Cada Admón dispondrá de un Registro Electrónico General, en el que se hará el correspondiente asiento de todo documento que sea presentado o que se reciba en cualquier órgano administrativo, Organismo Público o Entidad vinculando o dependiente a éstos.  También se podrá anotar en el mismo, la salida de los documentos oficiales dirigidos a otros órganos o particulares.  Los Organismos Públicos vinculados o dependientes de cada Admón podrán disponer de su propio registro Electrónico General de la Administración de la que depende.

El Registro Electrónico General de cada Administración, funcionará como un portal que facilitará el acceso a los Registros Electrónicos de cada Organismo.  Tanto el Registro Electrónico General de cada Admón como los registros electrónicos de cada Organismo cumplirán con las garantías y medidas de seguridad previstas en la legislación en materia de protección de datos de carácter personal.

Las disposiciones de creación de los registros electrónicos se publicarán en el Diario Oficial correspondiente y su texto íntegro deberá estar disponible para consulta en la sede electrónica de acceso al registro.  En todo caso, las disposiciones de creación de registros electrónicos especificarán el órgano o unidad responsable de su gestión, así como la fecha y hora oficial y los días declarados como inhábiles.

En la sede electrónica de acceso a cada registro figurará la relación actualizada de trámites que pueden iniciarse en el mismo.

Los asientos se anotarán respetando el orden temporal de recepción o salida de los documentos e indicarán la fecha del día en que se produzcan.  Concluido el trámite de registro, los documentos serán cursados sin dilación a sus destinatarios y a las unidades administrativas correspondientes desde el registro en que hubieran sido recibidas.

El registro electrónico de cada Admón u organismo garantizará su constancia, en cada asiento que se practique, de un número, epígrafe expresivo de su naturaleza, fecha y hora de su presentación, identificación del interesado, órganos administrativo remitente, si procede, y persona u órgano administrativo al que se envía, y, en su caso, referencia al contenido del documento que se registra.  Para ello se emitirá automáticamente un recibo consistente en una copia

Para ello se emitirá automáticamente un recibo consistente en una copia autenticada del documente del que se trate, incluyendo la fecha y hora de presentación, y el número de entrada de registro, así como un recibo acreditativo de otros documentos que, en su caso, lo acompañen, que garanticen la integridad y el no repudio de los mismos.

Los documentos que los interesados dirijan a los órganos de las Administraciones Públicas deberán presentarse:

• En el R.E. de la Admón u Organismo al que se dirijan, así como en los restantes registros electrónicos de la Admón Gral del Estado, Administraciones de las CCAA, entidades integradoras de la Administración Local y el Sector Público Institucional.
• En las Oficinas de Correos, en la forma en la que reglamentariamente se establezca.
• En las representaciones diplomáticas u oficinas consulares de España en el Extranjero.
• En las oficinas de asistencia en materia de registros.
• En cualquier otro que establezcan las disposiciones vigentes.

Los Registros electrónicos de todas y cada una de las Administraciones, deberán ser plenamente interoperables, de modo que se garantice su compatibilidad informática e interconexión, así como la transmisión telemática de los asientos registrales, y de los documentos que se presenten a cualquiera de los registros.

Los documentos presentados de manera presencial ante las Admones Públicas deberán ser digitalizados por la oficina de asistencia en materia de registros en las que hayan sido presentados para su incorporación al expediente administrativo electrónico devolviéndose los originales al interesado, sin perjuicio de que aquellos supuestos en que la norma determine la custodia por la Admón de los documentos presentados o resulte obligatoria la presentación de objetos o de documentos en un soporte específico no susceptible de digitalización.

Reglamentariamente, las Admones podrán establecer la obligación de presentar determinados documentos por medios electrónicos para ciertos procedimientos y colectivos de personas físicas que, por razón de su capacidad económica, técnica, de los medios electrónicos necesarios.

Podrán hacerse efectivos mediante transferencia bancaria dirigida a la oficina pública correspondiente cualesquiera cantidades que haya de satisfacer en el momento de la presenación de documentos a las Administraciones Públicas, sin perjuicio de la posibilidad de su abono por otros medios.

Las Administraciones Públicas deberán hacer pública y mantener actualizada una relación de las oficinas en las que se prestará asistencia para la presentación electrónica de documentos.  No se tendrán por presentados en el registro aquellos documentos e información cuyo régimen especial establezca otra forma de presentación.

FUNCIONES DE LAS UNIDADES DE REGISTRO.

Las oficinas de registro desarrollan las siguientes funciones:

• Recepción de solicitudes, escritos y comunicaciones dirigidos a cualquier órgano o entidad de cualquier Admón Pública.
• Expedición de recibos de la presentación de solicitudes, escritos y comunicaciones.
• Anotación de asientos de entrada o salida de las solicitudes, escritos y comunicaciones.
• Remisión de solicitudes, escritos y comunicaciones a las personas, órganos o unidades destinatarias.
• Expedición de copias selladas de los documentos originales que los ciudadanos deban aportar junto con la solicitud, escrito o comunicación así como el registro de dicha expedición.
• La realización de cotejos y la expedición de copias compulsadas de documentos originales aportados por los interesados.
• Cualesquiera otras que se les atribuya legal o reglamentariamente.

RÉGIMEN TRANSITORIO EN MATERIA DE REGISTRO ELECTRÓNICO.

Es preciso tener en cuenta que la Disposición Final Séptima de la Ley 39/2015, de uno de octubre, del Procedimiento Común de las Administraciones Públicas (LPA), dicha Ley entraba en vigor el dos de octubre de 2016.  No obstante las previsiones relativas al registro electrónico de apoderamientos, registro electrónico, registro de empleados públicos habilitados, punto de acceso general electrónico de la Admón y archivo único electrónico se pospusieron dos años, o sea el dos de octubre de 2018, pero en ese momento se decidió volver a posponerlo a octubre de 2020.

Mientras no entren en vigor las previsiones relativas al registro electrónico y el archivo único electrónico, en el ámbito de la Administración general del Estado, se aplicarán las siguientes reglas (Disposición transitoria segunda LPA):

• Durante el primer año, tras la entrada en vigor de la Ley, podrán mantenerse los registros y archivos existentes en el momento de la entrada en vigor de la LPA.
• Durante el segundo año, tras la entrada en vigor de la LPA se dispondrá como máximo de un registro electrónico por cada organismo público.
• Mientras no entren en vigor las previsiones relativas al archivo único, las Admones Públicas mantendrán los mismos canales, medios o sistemas electrónicos vigentes relativos a dichas materias, que permitan garantizar el derecho de las personas a relacionarse electrónicamente con las Administraciones (Disposiciones Transitoria cuarta de la LPA).

Finalmente, conforme a la Disposición Derogatoria única de la LPA, hasta que, de acuerdo con lo dispuesto en la Disposición Final Séptima, produzcan efectos las previsiones relativas al registro electrónico y archivo único electrónico, se mantendrán en vigor los artículos relativos a materias mencionadas en las siguientes normas:

• - Ley 30/1992 de 26 de noviembre de Régimen Jurídico de las Admones Públicas y del PAC
• - Ley 11/2007 de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los Servicios Públicos.
• -Real Decreto 1671-2009 de 6 de noviembre por el que se desarrolla parcialmente la Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso ciudadanos a los Servicios Públicos.

A continuación, detallaremos las normas mencionadas que a día de hoy, permanecen en vigor.

431 NORMAS DE LA LEY 30/1992 EN VIGOR EN MATERIA DE REGISTROS 

(ARTICULO 38)

Los órganos administrativos llevarán un registro general en el que se hará el correspondiente asiento de todo lo escrito o comunicación que sea presentado o que se reciba en cualquier unidad administrativa propia.  También se anotarán en el mismo, la salida de los escritos y comunicaciones oficiales dirigidas a otros órganos o particulares.  Los órganos administrativos podrán crear en las unidades administrativas correspondientes de su propia organización, otros registros con el fin de facilitar la presentación de escritos y comunicaciones.  Dichos registros serán auxiliares del registro general, al que comunicarán toda anotación que efectúen.

Los asientos se anotarán respetando el orden temporal de recepción o salida de los escritos y comunicaciones, e indicarán la fecha del día de la recepción o salida.

Concluido el trámite de registro, los escritos y comunicaciones serán cursados sin dilación a sus destinatarios y a las unidades administrativas correspondientes, desde el registro en que hubieran sido recibidas.

Los registros generales, así como todos los registros que las Admones establezcan para la recepción de escritos y comunicaciones de los particulares o de órganos administrativos, debarán instalarse en soporte informático.

El sistema garantizará la constancia, en cada asiento que se practique, de un número epígrafe expresivo de su naturaleza, fecha de entrada, fecha y hora de su presentación, identificación del interesado, órgano administrativo remitente, si procede, y persona u órgano administrativo al que se le envía y en su caso, referencia al contenido del escrito o comunicación que se registra.

Asimismo, el sistema garantizará la integración informática en el registro general de las anotaciones efectuadas en los restantes registros del órgano administrativo.

Las solicitudes, escritos y comunicaciones que los ciudadanos dirijan a los órganos de las Administraciones Públicas podrán presentarse:

• a) En los registros de los órganos administrativos a que se dirijan
• b) En los registros de cualquier órgano administrativo, que pertenezca a la Administración General del Estado, a la de cualquier Administración de las Comunidades Autónomas, a la de cualquier Administración de las Diputaciones Provinciales, Cabildos y Consejos Insulares, los Ayuntamientos de los municipios a que se refiera el artículo 121 de la Ley 7/1985 de 2 de Abril, reguladora de las Bases de Régimen Local, o a la del resto de las entidades que integran la Administración Local, si, en este último caso se hubiese suscrito el oportuno convenio.
• c) En las Oficinas de Correos en la forma que reglamentariamente se establezca.
• d) En las representaciones diplomáticas u oficinas consulares de España en el extranjero.
• e) En cualquier otro que establezcan las disposiciones vigentes.

Mediante convenios de colaboración suscritos entre Admones Públicas se establecerán sistemas de intercomunicación y coordinación de registros que garanticen su compatibilidad informática así como la transmisión telemática de los asientos registrales y de las solicitudes, escritos, comunicaciones y documentos que se presenten en cualquiera de los registros.

Para la eficacia de los derechos reconocidos en la Ley 30/1992 a los ciudadanos, éstos podrán acompañar una copia de los documentos que presenten junto con sus solicitudes escritos y comunicaciones.  

Dicha copia, previo cotejo con el original por cualquiera de los registros a que se refieren los puntos a) y b) citados anteriormente, será remitida al órgano destinatario devolviéndose el original al ciudadano.  Cuando el original deba obrar en el procedimiento, se entregará al ciudadano la copia del mismo una vez sellada por los registros mencionados y previa comprobación de su identidad con el original.

Cada Admón Pública establecerá los días y el horario en que deban permanercer abiertos sus registros, garantizando el derecho de los ciudadanos  a la presentación de documentos.  Podrán hacerse efectivas además de por otros medios, mediante giro postal o telegráfico o mediante transferencia dirigida a la oficina pública correspondiente, cualesquiera tributos que haya de satisfacer en el momento de la presentación de solicitudes y escritos a las Administraciones Públicas.

Las Admones Públicas deberán hacer pública y mantener actualizada una relación de las oficinas de registro propias o concertadas, sus sistemas de acceso y comunicación, así como los horarios de funcionamiento.

NORMAS DE LA LEY 11/2007 EN VIGOR EN MATERIA DE LOS REGISTROS.

ARTICULO 24.  REGISTROS ELECTRÓNICOS.

Las Administraciones Públicas crearán registros electrónicos para la recepción y remisión de solicitudes, escritos y comunicaciones.

Los registros electrónicos podrán admitir:

• Documentos electrónicos normalizados correspondientes a los servicios, procedimientos y trámites que se especifiquen conforme a lo dispuesto en la norma de creación del registro, cumplimentados de acuerdo con los formatos preestablecidos.
• Cualquier solicitud, escrito o comunicación distinta de los mencionados en el apartado anterior dirigido a cualquier órgano o entidad del ámbito de la Admón titular del registro.

En cada Admón Pública existirá al menos, un sistema de registros electrónicos suficiente para recibir todo tipo de solicitudes, escritos y comunicaciones dirigidos a dicha Admón Pública.  Las Admones Públicas podrán, mediante convenios de colaboración, habilitar a sus respectivos registros para la recepción de las solicitudes, escritos y comunicaciones de la competencia de otra Administración que se determinen en el correspondiente convenio.

En el ámbito de la Admón Gral del Estado, se automatizarán las oficinas de registro físicas a fin de garantizar la interconexión de todas sus oficinas y posibilitar el acceso por medios electrónicos a los asientos registrales y a las copias electrónicas de los documentos presentados.

ARTÍCULO 25.  CREACIÓN Y FUNCIONAMIENTO.

Las disposiciones de creación de registros electrónicos se publicarán en el DOVG correspondiente y su texto íntegro deberá estar disponible para consulta en la sede electrónica de acceso al registro.  En todo caso, las disposiciones de creación de registros electrónicos especificarán el órgano o unidad responsable de su gestión, así como la fecha y hora oficial y los días declarados como inhábiles a los efectos previos en el artículo siguiente.

En la sede electrónica de acceso al registro figurará la relación actualizada de los documentos electrónicos normalizados, cumplimentados de acuerdo con formatos preestablecidos que pueden presentarse en el mismo así como, en su caso, la posibilidad de presentación de solicitudes, escritos y comunicaciones distintos de los anteriores dirigidos a cualquier órgano o entidad del ámbito de la Administración titular del registro.  

Los registros electrónicos emitirán automáticamente un recibo consistente en una copia autenticada del escrito, solicitud o comunicación de que se trate, incluyendo la fecha y hora de presentación y el número de entrada del registro.

Podrán adoptarse documentos que acompañen a la correspondiente solicitud, escrito o comunicación, siempre que cumplan los estándares de formato y requisitos de seguridad que se determinen en los Esquemas nacionales de Interoperabilidad y de Seguridad.  Los registros electrónicos generarán recibos acreditativos de la entrega de estos documentos que garanticen la integridad y el no repudio de los documentos aportados.

ARTÍCULO 26.  CÓMPUTO DE PLAZOS.

Los registros electrónicos se regirán a efectos de cómputo de los plazos imputables, tanto a los interesados como a las Administraciones Públicas por la fecha y hora oficial de la sede electrónica de acceso, que deberá contar con las medidas de seguridad necesarias para garantizar su integridad y figura visible.ç

Los registros electrónicos permitirán la presentación de solicitudes, escritos y comunicaciones todos los días del año durante las 24 horas.

A efectos del cómputo de plazo fijado en días hábiles o naturales, y  en lo que se refiera a cumplimiento de plazos por los interesados, la presentación en un día inhábil se entenderá realizada en la primera hora del día hábil siguiente, salvo que una norma permita expresamente la recepción en día hábil.

El inicio del cómputo de los plazos que hayan de cumplir los órganos administrativos y las entidades de Derecho Público vendrá determinado por la fecha y hora de presentación en el propio registro, o en caso de solicitudes, escritos o comunicaciones distintas de los documentos electrónicos normalizados, por la fecha y hora de entrada en el registro del destinatario.  En todo caso, la fecha efectiva de inicio del cómputo de plazos deberá ser comunicada a quien presentó el escrito, solicitud, o comunicación.

Cada sede electrónica en al que esté disponible un registro electrónico, determinará, atendiendo al ámbito territorial, en el que ejerce sus competencias el titular de aquella, los días que se considerarán inhábiles a los efectos de los apartados anteriores.  En todo caso, no será de aplicación a los registros electrónicos lo dispuesto en el artículo 48.5 de la Ley 30/1992, según la cual cuando fuese un día hábil en el municipio o CCAA en que residiese el interesado e inhábil en la sede del órgano administrativo, o a la inversa se considerará inhábil en todo caso (actualmente art. 30.6 de la Ley 39/2015).

433.  NORMAS DEL REAL DECRETO 1671/2009 EN VIGOR EN MATERIA DE REGISTROS.

ARTÍCULO 26. REGISTROS ELECTRÓNICOS

Todos los Departamentos Ministeriales de la Admón General del Estado, así como sus organismos públicos, deberán disponer de un servicio de registro electrónico, propio o proporcionado por otro órgano u organismo, para la recepción y remisión de solicitudes, escritos y comunicaciones correspondientes a los procedimientos y actuaciones de su competencia.

ARTÍCULO 27.  CREACIÓN DE REGISTROS ELECTRÓNICOS

La creación de registros electrónicos se efectuará mediante orden del Ministro respectivo o resolución del titular del organismo público, previa aprobación del ministro de la presidencia y para las Administraciones Territoriales salvo por los organismos públcios en los que no resulte preceptiva, de acuerdo con su normativa específica de organización.  Los organismos públicos podrán utilizar los registros electrónicos del departamento ministerial del que dependan, para lo cual suscribirán el correspondiente convenio.

Las disposiciones que creen registros electrónicos, contendrán, al menos:

• órgano y unidad responsable de la gestión
• fecha y hora oficial y referencia al calendario de días inhábiles que sea aplicable.
• identificación del órgano u órganos competentes para la aprobación y modificación de la relación de documentos electrónicos normalizados que sean del ámbito de competencia del registro, e identificación de los trámites y procedimientos a los que se refieren.
• Medios de presentación de documentación complementaria a una comunicación, escrito o solicitud previamente presentada en el registro electrónico.

En ningún caso tendrán la condición de registro electrónico los buzones de correo electrónico corporativo asignado a los empleados públicos o a las distintas unidades y órganos.

Tampoco tendrán la consideración de registro electrónico los dispositivos de recepción de fax, salvo aquellos supuestos expresamente previstos en el ordenamiento jurídico.

ARTÍCULO 28.  FUNCIONES DE LOS REGISTROS ELECTRÓNICOS.

Los registros electrónicos realizarán las siguientes funciones:

• Recepción y remisión de solicitudes, escritos y comunicaciones relativas a los trámites y procedimientos adjuntos, así como la emisión de los recibos necesarios para confirmar la recepción.
• La remisión electrónica de escrito, solicitudes y comunicaciones a las personas, órganos o unidades destinatarias.
• La anotación de los correspondientes asientos de entrada y salida.
• Funciones de constancia y certificación en los supuestos litigios, discrepancias o dudas acerca de la recepción o remisión de solicitudes, escritos y comunicaciones.

ARTÍCULO 29.1.a y d)  SOLICITUDES, ESCRITOS Y COMUNICACIONES QUE PUEDEN SER RECHAZADOS EN LOS REGISTROS ELECTRÓNICOS 

Los registros electrónicos podrán rechazar los documentos electrónicos que se les presenten en las siguientes circunstancias:

• que se trate de documentos dirigidos a órganos u organismos fuera del ámbito de la Admón Gral del Estado.
• Que se trate de documentos que deban presentarse en registros electrónicos específicos.

ARTÍCULO 31.  CREACIÓN, NATURALEZA Y FUNCIONAMIENTO DEL REGISTRO ELECTRÓNICO COMÚN

Se crea el Registro Electrónico Común de la Admón Gral del EStado, accesible a través del punto de acceso general.

El Registro Electrónico Común (REC) será gestionado por el Ministerio de la Presidencia y para las Administraciones Territoriales.

El REC posibilitará la presentación de cualquier solicitud, escrito y comunicaciones dirigidas a la Admón Gral del Estado y a sus organismos públicos.

El REC informará al ciudadano y le redirigirá, cuando proceda, a los registros competentes para la recepción de aquellos documentos que dispongan de aplicaciones específicas para su tratamiento.

Mediante orden del Ministro de la Presidencia y para las Administraciones Territoriales, se establecerán los requisitos y condiciones de funcionamiento del REC, incluyendo la creación de un fichero ajustado a las previsiones de la normativa sobre protección de datos de carácter personal.

ARTÍCULO 50.  OBTENCIÓN DE COPIAS ELECTRÓNICAS A EFECTOS DE COMPULSA.

Cunado los interesados dejen de ejercer el derecho de aportación de copias compulsadas al procedimiento, y siempre que los originales no deban obrar en el procedimiento, la oficina receptora, si cuenta con los medios necesarios, deberá proceder a la obtención de copia electrónica de los documentos a compulsar mediante el procedimiento regulado en el artículo 44 del RD 1671/2009, siempre que se trate de uno de los lugares de presentación mencionados en el artículo 2.1.a)b) y d) del citado RD.

Estas copias digitalizadas serán firmadas electrónicamente mediante los procedimientos previstos en la Ley 11/2007, de 22 de junio, y tendrán en carácter de copia compulsada o cotejada, sin que en ningún caso se acredite la autenticidad del documento original, no siéndoles de aplicacion el procedimiento de comprobación previsto en el artículo 35.2 de dicha Ley.

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