3.1.3.1.9. Validez de documentos 27

 Validez de documentos

Las copias de documentos administrativos realizados por las propias admones se considerarán copias auténticas, y surtirán los efectos jurídicos que se le otorgue. En el artículo 27 de esta ley de determina el régimen jurídico de la emisión de copias válidas y con eficacia frente a terceros.  ¿Lo leemos? 👓

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Art. 27 Ley 39/2015

1. Cada AAPP determinará los órganos que tengan atribuidas las competencias de expedición de copias auténticas de los documentos públicos administrativos o privados.

Las copias auténticas de documentos privados surten únicamente efectos administrativos. LAS copias auténticas realizadas por una Admón Pública tendrán validez en las restantes Admones.

A estos efectos, la Admon Gral Estado, las CCAA y las Entidades Locales, podrán realizar copias auténticas mediante funcionario habilitado o mediante actuación administrativa automatizada.

Se deberá mantener actualizado un registro, u otro sistema equivalente, donde constarán los funcionarios habilitados para la expedición de copias auténticas que deberán ser plenamente interoperables y estar interconectados con los de las restantes AAPP, a los efectos de comprobar la validez de la citada habilitación. En este registro o sistema equivalente constarán, al menos, los funcionarios que presten servicios en las oficinas de asistencia en materia de registros.

2.- Tendrán la consideración de copia auténtica de un documento público administrativo o privado y las realizadas, cualquiera que sea su suporte, por los órganos competentes de las AAPP en las que quede garantizada la identidad del órgano que ha realizado la copia y su contenido.

Las copias auténticas tendrán la misma validez y eficacia que los documentos originales.

3.- Para garantizar la identidad y contenido de las copias electrónicas o en papel, y por tanto su carácter de copias auténticas, las AAPP deberán ajustarse a lo previsto en el Esquema Nacional de Interoperabilidad, el Esquema Nacional de Seguridad y sus normas técnicas de desarrollo, así como a las siguientes reglas:

• a) Las copias electrónicas de un documento electrónico original o de una copia electrónica auténtica, con o sin cambio de formato, deberán incluir los metadatos que acrediten su condición de copia y que se visualicen al consultar el documento.
• b) Las copias electrónicas de documentos en soporte papel o en otro soporte no electrónico susceptible de digitalización, requerirán que el documento haya sido digitalizado y deberán incluir los metadatos que acrediten su condición de copia y que se visualicen al consultar el documento.
• Se entiende por digitalización, el proceso tecnológico que permite convertir un documento en soporte papel o en otro soporte no electrónico, en un fichero electrónico que contiene la imagen codificada, fiel e íntegra del documento.
• c) Las copias en soporte papel de documentos electrónicos requerirán que en las mismas figura la condición de copia y contendrán un código generado electrónicamente u otro sistema de verificación, que permitirá constatar la autenticidad de la copia mediante el acceso a los archivos electrónicos del órgano u Organismo público emisor.
• d) Las copias en soporte papel de documentos originales emitidos en dicho soporte se proporcionarán mediante una copia auténtica en papel del documento electrónico que se encuentre en poder de la Admon o bien mediante una puesta de manifiesto electrónica conteniendo copia auténtica del documento original.

A estos efectos, las Admones harán públicos, a través de la sede electrónica correspondiente, los códigos seguros de verificación u otro sistema de verificación utilizado.

4.- Los interesados podrán solicitar, en cualquier momento, la expedición de copias auténticas de los documentos públicos administrativos que hayan sido válidamente emitidos por las AAPP.  La solicitud se dirigirá al órgano que emitió el documento original, debiendo expedirse, salvo las excepciones derivadas de la aplicación de la LEy 13/2013, en el plazo de quince días a contar desde la recepción de la solicitud en el registro electrónico de la Administración u Organismo competente.

Así mismo las AAPP estarán obligadas a expedir copias auténticas electrónicas de cualquier documento en papel que presenten los interesados y que se vaya a incorporar a un expediente administrativo.

5.- Cuando las AAPP expidan copias auténticas electrónicas, deberá quedar expresamente así indicado en el documento de la copia.

6.- La expedición de copias auténticas de documentos públicos notariales, registrales y judiciales, así como de los diarios oficiales, se regirá por su legislación específica.

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